Bilindiği üzere ISO 9001:2015 standardı 7.2 maddesinde bir kuruluşun KYS performansını doğrudan etkileyen iç kaynaklarının belirli bir yetkinlik seviyesinde olmasını olmasını şart koşar. Bu sebeple yetkinlik yönetimi, kuruluşlar için neredeyse zorunlu hale gelmiştir.
Kuruluş bunu sağlamak için aşağıdaki adımları izlemelidir:
a) Ürün şartlarına uygunluğu etkileyen işleri yürüten personelin, Kalite Yönetim Sistemi performansını ve etkinliğini sağlamak için kendi denetimleri altındaki personelin gereken yeterliliklerini belirlemelidir.
b) Bu personelin yeterliliklerini, uygun eğitim, öğretim veya deneyim temelinde güvence altına almalıdır.
c) Gerekli durumlarda, personelin yeterliliğini sağlamak için eğitim sağlamalı ve bu faaliyetlerin etkinliğini değerlendirmelidir.
d) Yeterliliğin kanıtı olarak gerekli yazılı bilgileri muhafaza etmelidir.
Bu maddeleri sırasıyla ele alalım:
1-Yetkinlikleri Belirleme
Süreç sahipleri, süreçte görev alan tüm personelin gerekli yetkinlik ve becerilerini belirlemelidir. Sürecin hedeflerine uygun şekilde yürütülebilmesi için hangi beceri düzeyinde kaç personele sahip olması gerektiğini tespit etmelidir.
Yetkinlik Yönetimi adını verdiğimiz bu süreç başlı başına özen gerektiren bir konudur. Yetkinlik Matrisleri – Polivalans Tabloları adını verdiğimiz araçlarla yetkinlikler; personel ile ilişkilendirilerek belirli periyotlarla değerlendirilir. Bu değerlendirmelerde; personelin her bir beceri için çalıştığı bölüm/departmandaki beklenen performansı ile değerlendiricinin girmiş olduğu yetkinlik durumu sonucu karşılaştırılır. Buna göre çalışanın, ilgili yetkinlikte ne derece hakim olduğu; gelişime açık noktalarının olup olmadığı tespit edilir.
2-Yetkinlik Matrislerini Oluştur, Eğitim İhtiyaçlarını Raporla
Yetkinlik matrisleri ile beceri ve beceri düzeylerinin çalışanlar bazında belirlenmesi, izlenmesi ve takip edilmesi neticesinde eğitim alması gereken rollerin tespiti mümkün olacaktır. Beklenen yeterlilik düzeyinde olmayan personelin istenen seviyeye erişebilmesi için eğitim planları oluşturulmalı; eğitim sonucunda personelin yeniden değerlendirilerek yeterlilik düzeylerinin kontrolü sağlanmalıdır. Bu sayede şirket içi eğitim ve öğrenme&gelişim süreçlerinin yetkinlikler üzerindeki etkisi de gözlemlenmiş olur.
3-Sonuçları Kayıt Altına Al
KYS’nin temel kurallarından olan “kayıt ve ispat”, gerek yapılan yetkinlik değerlendirmelerinin, gerekse personel eğitimlerinin katılım raporlarının dokümante edilmiş bilgi olarak kayıt altına alınmalı ve istenildiğinde erişilebilir olmasını ister.
Yukarıdaki açıklamalardan da anlaşılabileceği üzere konunun özü, yetkinlik matrislerinin oluşturulması temeline dayanmaktadır.
Polivalans Tablosu adını da verdiğimiz Yetkinlik Matrisleri’nin oluşturulması için; öncelikle iş süreçlerinin analiz edilerek hangi alt iş parçalarından oluştuğu belirlenmeli; bu işlerin yerine getirilirken hangi gerekliliklerin gerektiği tespit edilmelidir.
Bu tespit sürecinde, görev tanımlarından ve talimatlardan faydalanılabileceği gibi; bölüm yöneticisinin ve işi ifa eden personelin görüşlerine başvurulmalı, çalışanların işi yaparken zorlandıkları-daha iyi yaptıkları noktaları not ederek bir sonuca varılmalıdır.
Aynı zamanda MYK (Merkezi Yeterlilik Kurumu) tarafından sertifika zorunluluğu bulunan görev/meslek tanımları için gerekliliklere açık kaynak olarak da ulaşılabilmektedir. Bu da yetkinlik matrisi oluşturma sürecinde, işletmelere oldukça faydalı bir kılavuz görevi görmektedir.
